PDF Dokumente

Die PDF Technologie wurde 1993 von der Firma Adobe Systems veröffentlicht, die das Format seither weiterentwickelten und zahlreich Programme, zur Bearbeitung und/oder Wiedergabe von PDF Dateien veröffentlicht haben. PDF bedeutet “portable document format“ was zu Deutsch soviel heißt wie “transportables Dokumentformat“. Diese Bezeichnung ist in der Tat ein wenig irreführend, denn die Vorteile der PDF Technologie liegen nicht etwa darin, dass dieses so transportabel wäre (sind das nicht alle Dateien?), sondern darin, dass PDF jedem Nutzer gegenüber, der eine PDF-Datei öffnet, das Gleiche darstellt. Jeder, der ein Programm hat, um PDF-Dateien wiederzugeben, bekommt also genau dasselbe zu sehen wie jener, der die Datei verfasst hat. Denn genau das ist der Grundgedanke, der hinter PDF steht: Es treten keine Konvertierungs-Probleme auf (veränderte Formatierungen der Schrift oder der Zeileneinrichtung). Es bedarf nur eines Programms, um die PDF-Datei zu öffnen (man findet mittlerweile eine wachsende Unzahl an Programmen, die dazu in der Lage sind). Ein besonders, weit verbreitetes Programm, das zu diesem Zweck genutzt wird, ist der Acrobat Reader von Adobe selbst. Dieser ist mittlerweile bei etlichen PCs und Laptops vorinstalliert.

PDF ist im permanent wachsenden Datenaustausch innerhalb des Internets zweifelsohne ein Dokumentformat erster Wahl. Denn PDF bietet nicht nur eine weitgehende Kompatibilität, sondern auch die Möglichkeit, zahlreiche Illustrationen und Grafiken in ein Dokument einzubinden. Auf diese Weise können besonders gelungene Werbeprospekte oder Datenblätter erstellt werden, die Informationsgehalt und Anschaulichkeit unter einen Hut bringen. Häufig werden beispielsweise Informationsbroschüren, Werbeprospekte, ja manchmal sogar ganze Kataloge als PDF Dokumente im Internet angeboten, die man dann mit wenigen Klicks von der Seite des Anbieters herunterladen oder dort direkt durchblättern kann. Bei ausführlicheren Dokumenten – wie beispielsweise Katalogen – kommt noch ein weiteres Feature hinzu, dass PDF Dokumente angenehm von anderen Dokumentformaten abhebt: die Übersichtlichkeit. Man kann sich mit fortgeschrittenen Programmen zur Wiedergabe von PDF Dokumenten kinderleicht durch diese hindurch navigieren. Dies wird z. B. durch eine verkleinerte Darstellung der Seiten am Bildschirmrand oder gar durch anklickbare Inhaltsverzeichnisse bewerkstelligt. Annehmlichkeit und Nutzen werden so aufs Trefflichste vereint.

Hinzu kommt der Aspekt der Sicherheit. So kann man für sensible Dokumente Benutzerpasswörter vergeben, mit denen man den Personenkreis, der überhaupt in der Lage ist, das PDF Dokument zu öffnen, durch gezielte Vergabe eben dieser Benutzerpasswörter festlegt. Weiterhin kann der Autor eines solchen Dokuments anhand eines Besitzerpassworts festlegen, welche Rechte er gezielt vergeben möchte und ob und inwieweit andere Benutzer das PDF Dokument bearbeiten können. Durch Einsatz dieser zwei Verschlüsselungen können also Sicherheitshürden für sensible Dokumenten eingerichtet werden. Allerdings entbindet dies natürlich nicht von der Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Dokumenten. Man muss schon genau überlegen, wem man solche Dokumente zuschickt. Den selbst wenn Besitzerrechte ein Kopieren von Textinhalten unmöglich machen, kann jemand immer noch Screenshots anfertigen und diese dann mittels optischer Texterkennung leicht kopieren und in seinem Sinne bearbeiten. Man muss also genau abwägen, wer vertrauenswürdig genug ist, ein Benutzerpasswort zu erhalten.